تجزیه و تحلیل شغل (Job Analysis) زیرمجموعه‌ای از دانش مدیریت منابع انسانی است که معمولاً اهمیت آن کمتر از ارزش و جایگاه واقعی‌اش به چشم می‌آید (حتی اگر اهمیت تجزیه و تحلیل شغل را باور داشته باشید، هنوز هم ممکن است برخی از کاربردها و دستاوردهای تجزیه و تحلیل شغل از چشم‌تان پنهان مانده باشد و باز هم، در برآورد اهمیت این موضوع، آن را کوچک‌تر و ساده‌تر از آن‌چه واقعاً هست، در نظر بگیرید).
هم‌چنین زیاد پیش می‌آید که مدرسان و مراکز آموزشی، هنگام آموزش روش های تجزیه و تحلیل شغل، آن‌قدر درگیر جزئیات اجرایی و مراحل تجزیه و تحلیل می‌شوند که فرصت نمی‌کنند به اندازه‌ی کافی به شرح اهمیت و جایگاه تجزیه و تحلیل شغل در موفقیت یک کسب و کار بپردازند.
این درس را به تعریف تجزیه و تحلیل شغل و شرح اهمیت آن اختصاص داده‌ایم و به تدریج در درس‌های آتی، درباره‌ی روش‌ها و تکنیک‌های آن صحبت خواهیم کرد.
آن‌چه در ادامه می‌خوانید:
- نقش ویژگی های شغلی در استخدام همکار جدید
- تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
- خروجی تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
- انجام تجزیه و تحلیل شغل روی چه فعالیت‌هایی تأثیر می‌گذارد؟
- اهمیت تجزیه و تحلیل شغل برای برنامه ریزی توسعه فردی
نقش ویژگی های شغلی در استخدام همکار جدید
دوست‌تان که مدیرعامل یک شرکت بازرگانی است، به شما می‌گوید که در جستجوی یک همکار جدید به عنوان مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل است و از شما می‌خواهد که اگر کسی را می‌شناسید، به او معرفی کنید.
طبیعی است که شما خواهید پرسید: او را برای چه نوع کارهایی می‌خواهی؟ فرد مورد نظر تو باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
در اینجا بسته به این‌که دوست‌تان، بحث منابع انسانی را تا چه حد جدی بگیرد و نیز تجربه‌های قبلی او از همکاران سابقش چه بوده باشد، احتمالاً پاسخ‌های متفاوتی خواهید شنید.
جملات زیر، نمونه‌هایی از پاسخ‌هایی هستند که در چنین شرایطی خواهید شنید:
همین که آدم باشد کافی است!
وظایف عمومی یک مسئول دفتر، همین کارهایی که همه انجام می‌دهند.
کسی شبیه مسئول دفتر خودتان.
حجم کار ما زیاد و سنگین است. کسی که از عهده‌ی این حجم بر بیاید.
بعید هم نیست که فهرستی از ویژگی‌ها را در فضای وب جستجو کرده و پرینت گرفته باشد و روبرویتان قرار دهد و بگوید: «به نظرم این فهرست خوب است؛ حالا اگر همه‌اش نشد، نصفش هم باشد عالی است.» [و شما در این میان می‌مانید که دقیقاً کدام نصف را می‌گوید]
این نوع گفتگوها، الزاماً در سطح مدیران کم‌تجربه و کم‌سواد در سازمان‌های ضعیف و کوچک نیستند؛ بلکه کاملاً ممکن است که آن را در گفتگوهای جدی میان مدیران ارشد شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ بشنوید.
البته باید بپذیریم که با وجود فراوانی افراد کارجو، دسترسی به انسان‌های توانمند و شایسته در فضای کشور ما، چندان هم ساده نیست و گاهی به همین علت، مدیران ترجیح می‌دهند فرایند جدی و حرفه‌ای جستجو و جذب را رها کرده و به شکلی غیررسمی و خارج از چارچوب روش‌های متعارف مدیریت منابع انسانی، به دنبال همکاران مورد نظر خود بگردند.
اما این نکته را هم باید مد نظر قرار دهیم که:
انتخاب گزینه‌ی نامطلوب و نامناسب برای موقعیت‌های شغلی، معمولاً در طول زمان آن‌قدر دردسر می‌سازد و هزینه‌های مادی و روانی بر جا می‌گذارد که منطقی است حداکثر تلاش خود را برای افزایش دقت در یافتن و جذب همکاران جدید به‌کار بگیریم.
حتی اگر می‌دانیم که شرایط بازار منابع انسانی در کشور، مطلوب نیست، به‌خاطر بسپاریم که هر گام درستی که امروز در هنگام گزینش و استخدام برداریم، می‌تواند حجم قابل‌توجهی از چالش‌ها و دردسرهای آینده را کاهش دهد.
تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
ساده‌ترین تعریف تجزیه و تحلیل شغل – که در اغلب کتابهای مدیریت منابع انسانی می‌خوانیم – چنین است:
تجزیه و تحلیل شغل یک فرایند سیستماتیک برای گردآوردی و تحلیل اطلاعات مربوط به یک شغل است.
اما اگر به دنبال تعریفی جامع‌تر با جزئیات بیشتر هستید، تعریف زیر می‌تواند مناسب‌تر باشد:
تجزیه و تحلیل شغل یعنی گردآوری اطلاعات در زمینه‌ی
- رفتارهای مربوط به شغل مانند وظایف هر شغل و فرایندهای کاری آن شغل
- اطلاعات مربوط به رفتارهای انتزاعی‌تر در هر شغل مانند تصمیم گیری‌ها، نظارت‌ها و اطلاعاتی که باید توسط فرد شاغل در آن شغل پردازش شود.
- رفتارها و تعامل‌هایی که در هر شغل با ابزارها، مواد، ماشین‌آلات و تجهیزات مورد نیاز است.
- روش‌های ارزیابی عملکرد در آن شغل (از جمله روش سنجش خروجی و روش سنجش خطا)
- فضای پیرامونی شغل مانند شرایط محیط کار و سیستم‌های پرداخت و جبران خدمت
- ویژگی‌های مورد نیاز برای فردی که در آن شغل کار خواهد کرد. از جمله: مهارت‌ها، توانایی‌های فیزیکی و صفات شخصیتی
اهمیت تجزیه و تحلیل شغل برای برنامه ریزی توسعه فردی
نباید با خود فکر کنید که تجزیه و تحلیل شغل فقط برای سازمان‌های بزرگ با ساختار رسمی و واحدهای قدرتمند مدیریت منابع انسانی کاربرد دارد.
اتفاقاً خروجی‌های تجزیه و تحلیل شغل می‌توانند برای برنامه‌ریزی توسعه فردی نیز بسیار مفید باشند.
اگر در حال برنامه‌ریزی مسیر شغلی خود هستید و برای سال‌های پیش رو، جایگاهی بالاتر در حرفه‌ی فعلی یا یک شغل کاملاً متفاوت را مد نظر دارید، یک ابزار مناسب برای تعیین اهداف و برنامه‌ریزی، می‌تواند گزارش‌های تجزیه و تحلیل شغلی باشد.
نمونه‌های بسیاری از این نوع تحلیل‌ها در وب موجود است و می‌توانید به سادگی به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.
بدیهی است که این گزارش‌ها، هرگز به شکل کامل بر واقعیتِ پیش‌ِ روی شما منطبق نیستند؛ اما هر چه باشند، از این‌که در خلوت خود بنشینید و بخواهید حدس بزنید که چه تلاش‌ها و تمرین‌ها و مطالعه‌هایی می‌تواند شانس شما را برای موفقیت در آینده افزایش دهند، بهتر است.
ضمن این‌که اگر شرح شغل و شرایط احراز یک شغل را بدانید، طبیعتاً قدرت شما در متقاعد کردن مصاحبه‌کنندگان در جلسه مصاحبه شغلی نیز افزایش خواهد یافت.
